Événements virtuels et hybrides

Des infrastructures professionnelles, des trajets courts et des acteurs compétents qui interagissent à merveille entre eux : à Berne, les conditions sont excellentes pour que les organisateurs puissent mettre en place des manifestations numériques sûres et efficaces (en termes de coûts). Les facteurs de réussite sont notamment la mise en réseau et les processus bien rodés entre les hôtes, les organisateurs et les autres partenaires. En de nombreux endroits, des studios de transmission sont installés et prêts à fonctionner à tout moment, afin que les réunions virtuelles puissent être organisées en peu de temps.

L’intégration de solutions numériques est devenue un élément important pour la planification et la réalisation de réunions. La possibilité de participer où que l’on soit s’étend et garantit un transfert optimal des connaissances. Afin que les participants puissent se mettre en réseau (de façon numérique) et que l’événement soit interactif pour tous, il est possible d’intégrer des outils tels qu’une fonction de chat, des sondages en direct, des pauses-café virtuelles ou même des séances de breakout qui ont lieu à part. Le webinaire vous permettra d’en savoir plus sur ce sujet.

Les trois événements de référence ci-dessous et une interview d’un fournisseur de technologie donnent un aperçu plus approfondi de la diversité des solutions d’événements virtuels et hybrides.

La complexité d’un événement virtuel ou hybride ne doit pas être sous-estimée. Ce type d’événement offre de nombreuses possibilités de conception et de mise en œuvre – mais il n’est pas facile de garder une vue d’ensemble en raison de la technologie en constante évolution et du développement des plateformes. Il est donc indispensable de procéder à une planification propre et approfondie d’un événement. De nombreuses organisations respectent énormément les nouvelles technologies qu’elles ne connaissent pas. C’est pourquoi il est important de prévoir des essais.

Lorsque nous nous sommes lancés dans les événements virtuels et hybrides au printemps, nous avons bien sûr déjà pu nous appuyer sur l’expérience des livestreams classiques. Nous n’avons donc pas dû tout réinventer. Mais ce qui a changé, ce sont les exigences en matière de prolongement de l’événement dans l’espace numérique, le type d’interactions et le remplacement partiel des possibilités de réseautage. Il existe des centaines d’outils et de fournisseurs et nous apprenons à chaque projet et à chaque mois. Certaines plateformes d’événements virtuels ont fait bonne impression sur le moment, mais n’étaient pas utilisables dans la pratique. Un autre enseignement de ces derniers mois est qu’il vaut la peine d’investir du temps dans le concept de l’événement. Se contenter de copier l’événement physique pour le monde numérique n’apporte aucune valeur ajoutée. Il faut bien réfléchir au format qui sera à la fois passionnant et divertissant pour les « personnes restées à la maison ». Disons qu’un congrès de dix heures, linéaire sur une scène, sans pauses, sessions de breakout ou possibilités d’interaction, ne sera regardé par presque personne à la maison. Nous remarquons généralement que la durée d’attention devant l’écran est courte. C’est pourquoi nous recommandons de ne pas dépasser 30 minutes pour chaque point du programme.

Nous constatons une tendance claire. Mais permettez-moi de revenir un peu en arrière. Au printemps 2020, toutes les organisations ont été plongées dans une sorte de « torpeur » lorsque de nombreux événements ont dû être annulés ou reportés. On pensait que tout serait comme avant, au plus tard en été. Ce n’est que lorsque l’on s’est dirigé vers l’été 2020 et que le monde (de l’événementiel) ne fonctionnait toujours pas normalement que les organisations ont réalisé que leurs événements ne reviendraient pas sous leur forme habituelle à moyen terme. Et depuis ce moment-là, presque toutes les organisations essaient de réaliser leurs événements de manière hybride ou entièrement virtuelle. La tendance pour l’avenir est, à notre avis, que les événements hybrides s’imposeront – un nombre limité de participants est sur place et il y a une offre numérique complémentaire. Ce format se maintiendra dans l’ère « post-coronavirus », car il offre de nombreux avantages, tels qu’une émission réduite de CO₂, des coûts moindres et des temps de déplacement plus courts pour les participants. Les gens regrettent toutefois l’aspect de réseautage, c’est pourquoi nous sommes convaincus que les formats d’événements entièrement virtuels seront plutôt l’exception à l’avenir.

Notre recommandation est claire : il faut investir suffisamment de « matière grise » dans la conception du format idéal. Aujourd’hui, personne ne veut passer une journée entière à regarder passivement un écran. Répartissez votre événement sur plusieurs jours, intégrez par exemple des approches ludiques, des possibilités de réseautage, des sessions de breakout ou des sondages. Faites tout votre possible pour maintenir l’intérêt du public virtuel. L’un des grands avantages des événements virtuels et hybrides est leur durabilité. Nous recommandons aux fournisseurs de contenu de mettre à disposition de tous le programme complet à l’issue de l’événement sous forme d’offre « à la demande » et d’en diffuser de courts extraits sur leurs propres canaux. Pour la création d’un événement hybride ou virtuel produit de manière professionnelle, une très grande quantité de contenu de qualité est générée, qui suffirait souvent pour une année entière sur les médias sociaux. En principe, un événement virtuel peut être organisé dans n’importe quelle salle de réunion ou pièce. Lors de la planification, il convient toutefois d’investir suffisamment de ressources dans le design du studio et dans le « look and feel » : se contenter d’installer un roll-up n’est pas très innovant. Si l’événement se présente sous une forme hybride, nous sommes très bien équipés à Berne en matière de lieux de manifestation. Tous les grands prestataires sont aujourd’hui spécialisés dans ce type d’événements et proposent même parfois leurs propres formules complètes.

Il est difficile de répondre à cette question, car nous évoluons actuellement à toute vitesse. Dans les mois à venir, l’accent devrait toutefois être mis de plus en plus sur le meilleur usage possible des événements virtuels et hybrides. Nous avons suivi de nombreux événements de ce type, mais l’expérience utilisateur n’était que très rarement attrayante. C’est donc sur ce point que nous allons nous concentrer dans les prochains mois. En outre, le thème de la commercialisation et de la monétisation de tels formats d’événements va se consolider à l’avenir, il y a là un potentiel d’amélioration. Mais avec la bonne stratégie marketing, l’intégration native de la présence de sponsors au sein d’un tel événement, une offre « à la demande », des processus allégés en arrière-plan et une tarification adaptée, les possibilités sont en tout cas là.

Non, je ne pense pas. Nous avons de nombreuses discussions avec des organisateurs d’événements virtuels et hybrides et nous entendons partout la même chose : on attend avec impatience que l’événement physique soit à nouveau possible, mais on voit la grande valeur ajoutée d’une offre virtuelle complémentaire. Nous sommes convaincus qu’à moyen terme, les formats d’événements hybrides s’imposeront et – à condition d’être correctement mis en place – permettront d’atteindre un public plus large. Cela sera également rentable sur le plan financier. Nous sommes un peu plus pessimistes quant à l’avenir des événements entièrement virtuels. Ils existeront certainement encore à l’avenir, mais seulement dans des cas exceptionnels. L’envie de se retrouver physiquement sera grande après cette année.

Je conclurai en disant que personnellement je trouve qu’il n’y a pas beaucoup de villes dans le monde où les événements virtuels et hybrides sont plus faciles à organiser qu’à Berne. Nous disposons de superbes locaux, de courtes distances, d’un grand savoir-faire dans ce domaine et pouvons rapidement réunir les bons acteurs pour réussir à tout mettre sur pied.