Eventi virtuali e ibridi

Infrastrutture professionali, distanze ridotte e interazione fluida tra attori competenti: a Berna le condizioni per organizzare eventi digitali sicuri ed efficienti (in termini di costi) sono eccellenti. I principali fattori di successo sono il networking e i processi consolidati tra host, organizzatori e altri partner. In molti luoghi, gli studi di trasmissione sono pronti all'uso in qualsiasi momento, in modo da poter organizzare riunioni virtuali in breve tempo.

L'integrazione di soluzioni digitali è diventata una parte importante della pianificazione e dell'organizzazione delle riunioni. La possibilità di partecipare da qualsiasi luogo consente di raggiungere un maggior numero di persone e garantisce un trasferimento ottimale delle conoscenze. È possibile incorporare strumenti come una funzione di chat, sondaggi dal vivo, pause caffè virtuali o persino sessioni di breakout separate per aumentare le opportunità di networking dei partecipanti (digitali) e rendere l'evento interattivo per tutti. Per saperne di più su questo argomento, consultate il webinar.

I tre eventi di riferimento riportati di seguito e l'intervista con un fornitore di tecnologia offrono una visione approfondita della varietà di soluzioni per eventi virtuali e ibridi.

La complessità di un evento virtuale o ibrido di successo non deve essere sottovalutata. Questo tipo di evento offre molte possibilità in termini di progettazione e realizzazione, ma a causa della tecnologia in costante evoluzione e dell'ulteriore sviluppo delle piattaforme, non è facile mantenere una visione d'insieme. Una pianificazione adeguata e approfondita di un evento è quindi essenziale. Molte organizzazioni hanno un grande rispetto per l'uso di nuove tecnologie che non conoscono. È quindi importante pianificare delle prove.

Quando in primavera abbiamo iniziato con gli eventi virtuali e ibridi, naturalmente eravamo già in grado di attingere all'esperienza dei livestream classici. Quindi non abbiamo dovuto reinventare tutto. Ciò che è cambiato, tuttavia, sono i requisiti in termini di estensione degli eventi nello spazio digitale, il tipo di interazioni e la parziale sostituzione delle opportunità di networking. Ci sono centinaia di strumenti e fornitori e ne impariamo di più a ogni progetto e a ogni mese. Alcune piattaforme per eventi virtuali hanno fatto una buona impressione all'inizio, ma si sono rivelate inutili nella pratica. Un'altra consapevolezza degli ultimi mesi è che vale la pena investire tempo nel concetto di evento. Copiare semplicemente l'evento fisico per il mondo digitale non porta alcun valore aggiunto. È necessario riflettere attentamente su quale formato sia eccitante e divertente per chi resta a casa. Mettiamola così: produrre un congresso di 10 ore in modo lineare su un palco senza pause, sessioni di breakout o opportunità di interazione è improbabile che venga guardato ininterrottamente da qualcuno a casa. In generale, ci rendiamo conto che il tempo di attenzione davanti allo schermo è breve. Pertanto, consigliamo di non programmare i singoli punti del programma per più di 30 minuti.

Stiamo assistendo a una chiara tendenza. Ma permettetemi di approfondire un po'. Nella primavera del 2020, tutte le organizzazioni sono state gettate in una sorta di «stato di shock» quando tutti i tipi di eventi hanno dovuto essere cancellati o rinviati. Si pensava che tutto sarebbe tornato alla normalità al massimo entro l'estate. È stato solo quando si è avvicinata l'estate del 2020 e il mondo (degli eventi) continuava a non funzionare normalmente che le organizzazioni si sono rese conto che i loro eventi non sarebbero tornati nella loro forma abituale nel medio termine. Da allora, quasi tutte le organizzazioni hanno cercato di realizzare i loro eventi in forma ibrida o completamente virtuale. A nostro avviso, la tendenza per il futuro è che prevarranno gli eventi ibridi: un numero limitato di partecipanti in loco e un'offerta digitale complementare. Questo formato sopravviverà anche nell' «era post-corona», in quanto offre molti vantaggi, come un minor consumo di CO2, costi inferiori e tempi di viaggio più brevi per i partecipanti. Tuttavia, alle persone manca l'aspetto del networking, ed è per questo che siamo convinti che in futuro i formati di evento completamente virtuali saranno l'eccezione piuttosto che la regola.

La nostra raccomandazione è chiara: investite abbastanza «cervello» nella progettazione del formato ideale. Al giorno d'oggi nessuno vuole passare un'intera giornata a fissare passivamente uno schermo. Suddividete l'evento su più giorni, inserite approcci ludici, opportunità di networking, sessioni di breakout o sondaggi, ad esempio. Fate tutto il possibile per rendere felice il pubblico virtuale. Uno dei grandi vantaggi degli eventi virtuali e ibridi è la loro sostenibilità. Vi consigliamo di rendere disponibile l'intero programma come offerta "on demand" dopo l'evento e di utilizzarne brevi estratti sui vostri canali come fornitori di contenuti. Un evento ibrido o virtuale prodotto professionalmente genera molti buoni contenuti, che spesso sono sufficienti per un anno intero sui social media. Un evento virtuale può essere realizzato in qualsiasi sala riunioni o spazio. Al momento della pianificazione, tuttavia, è necessario investire risorse sufficienti nel design dello studio e nel «look and feel»: Un semplice roll-up non è esattamente innovativo. Se l'evento assume una forma ibrida, siamo ben attrezzati con le sedi per eventi a Berna. Tutti i principali fornitori sono ormai specializzati in questo tipo di eventi e alcuni offrono addirittura soluzioni complete.

È difficile rispondere a questa domanda, poiché attualmente operiamo in un ambiente in rapida evoluzione. Tuttavia, è probabile che nei prossimi mesi l'attenzione si concentri sempre più sulla migliore fruibilità possibile degli eventi virtuali e ibridi. Abbiamo partecipato a molti buoni eventi di questo tipo, ma l'esperienza dell'utente è stata davvero interessante solo in rari casi. Pertanto, nei prossimi mesi ci concentreremo su questo aspetto. Inoltre, il tema del marketing e della monetizzazione di questi formati di eventi diventerà sempre più importante in futuro, e in questo ambito c'è un potenziale di miglioramento. Tuttavia, con la giusta strategia di marketing, l'integrazione nativa delle presenze degli sponsor all'interno di un evento di questo tipo, un'offerta «on demand», processi snelli in background e il giusto pricing, ci sono sicuramente delle opportunità.

No, non credo. Abbiamo molte conversazioni con organizzatori di eventi virtuali e ibridi e sentiamo sempre la stessa cosa: Le persone aspettano con ansia che l'evento fisico sia di nuovo possibile, ma vedono il grande valore aggiunto di un'offerta virtuale complementare. Siamo convinti che i formati ibridi degli eventi si affermeranno nel medio termine e che, a condizione che siano impostati correttamente, sarà possibile raggiungere un pubblico più vasto. E questo darà i suoi frutti anche dal punto di vista finanziario. Siamo un po' più pessimisti sul futuro degli eventi completamente virtuali. Sicuramente continueranno a esistere in futuro, ma solo in casi eccezionali. Il desiderio di una riunione fisica sarà grande dopo quest'anno.

Infine, questo: Personalmente, non credo che ci siano molte città al mondo in cui gli eventi virtuali e ibridi siano più facili da organizzare rispetto a Berna. Abbiamo grandi sedi, distanze ridotte, molta esperienza in questo settore e possiamo riunire rapidamente gli attori giusti per un'implementazione di successo.