Eventi virtuali e ibridi

Infrastrutture professionali, tragitti brevi e interazione fluida tra attori competenti: Berna possiede i requisiti perfetti per l’organizzazione di eventi digitali sicuri ed efficienti (in termini di costi). I principali fattori di successo sono il networking e i processi consolidati tra host, organizzatori e altri partner. In molti luoghi, gli studi di trasmissione sono pronti all’uso in qualsiasi momento, in modo da poter organizzare riunioni virtuali in brevissimo tempo.

L’integrazione di soluzioni digitali è diventata una parte importante della pianificazione e dell’organizzazione di riunioni. La possibilità di partecipare da qualsiasi luogo consente di raggiungere un maggior numero di persone e garantisce un transfer di conoscenze ottimale. È possibile incorporare strumenti come funzione chat, sondaggi dal vivo, pause caffè virtuali o persino sessioni di breakout separate per aumentare le opportunità di networking fra i partecipanti (digitali) e rendere l’evento interattivo per tutti. Guardate il webinar per saperne di più!

I tre eventi di riferimento riportati di seguito e l’intervista con un fornitore di servizi specializzato nel settore della tecnologia offrono una visione approfondita della varietà di soluzioni esistenti per l’organizzazione di eventi virtuali e ibridi.

La complessità di un evento virtuale o ibrido di successo non deve essere sottovalutata. Questo tipo di eventi offre molte possibilità in termini di concezione e realizzazione, ma a causa della tecnologia in costante evoluzione e dello sviluppo delle piattaforme non è facile mantenere una visione d’insieme. Una pianificazione adeguata e approfondita di un evento è quindi essenziale. Molte organizzazioni nutrono grande rispetto nei confronti di tecnologie che non conoscono. È quindi importante prevedere delle sessioni test.

In primavera, quando ci siamo lanciati in eventi virtuali e ibridi, naturalmente eravamo già in grado di attingere dall’esperienza di livestream classici. Ciò significa che non abbiamo dovuto reinventare tutto. Quello che è cambiato sono i requisiti in termini di estensione degli eventi nello spazio digitale, il tipo di interazioni e la parziale sostituzione delle opportunità offerte dal networking in presenza. Esistono centinaia di strumenti e fornitori e ci accorgiamo che impariamo qualcosa di nuovo a ogni progetto e ogni mese. Alcune piattaforme per l’organizzazione di eventi virtuali avevano convinto il pubblico all’inizio, ma poi si sono rivelate inutili nella pratica. Un’altra consapevolezza degli ultimi mesi è che vale la pena investire tempo nella progettazione. Pensare di copiare semplicemente nel mondo digitale un evento in presenza non porta alcun valore aggiunto. È necessario riflettere attentamente sul formato adeguato e sceglierne uno che possa rivelarsi appassionante e divertente per chi assiste da remoto. Mettiamola così: da casa nessuno guarderebbe mai ininterrottamente un congresso di 10 ore realizzato in modo lineare su un palco senza pause, sessioni di breakout o opportunità di interazione. In generale, ci rendiamo conto che il tempo di attenzione davanti allo schermo è breve. Pertanto, consigliamo di pianificare ogni punto della scaletta del programma in modo tale che non superi i 30 minuti.

Stiamo assistendo a una chiara tendenza. Ma l’argomento merita di essere approfondito. Nella primavera del 2020, tutte le organizzazioni erano in una sorta di «stato di choc» quando ogni tipo di evento dovette essere cancellato o rinviato. Si pensava che tutto sarebbe tornato alla normalità al massimo entro l’estate. Ma quando l’estate si profilò all’orizzonte e il mondo (degli eventi) continuava a non funzionare normalmente, le organizzazioni si resero conto che i loro meeting non sarebbero tornati nella loro forma abituale a medio termine. Da allora, quasi tutte le organizzazioni hanno cercato di realizzarle in forma ibrida o completamente virtuale. A nostro avviso, la tendenza per il futuro è che prevarranno gli eventi ibridi: un numero limitato di partecipanti in loco e un’offerta digitale complementare. Questo formato sopravviverà anche nell’era «post-coronavirus», in quanto offre molti vantaggi, come un minor consumo di CO2, costi inferiori e trasferte più brevi per i partecipanti. Tuttavia, alle persone manca l’aspetto del networking ed è per questo che siamo convinti che in futuro i formati completamente virtuali saranno l’eccezione piuttosto che la regola.

La nostra raccomandazione è chiara: investite una buona dose di «materia grigia» nella progettazione del formato ideale! Al giorno d’oggi nessuno vuole passare un’intera giornata a fissare passivamente uno schermo. Distribuite l’evento su più giorni, inserite approcci ludici, opportunità di networking, sessioni di breakout o sondaggi. Fate tutto il possibile per soddisfare il pubblico virtuale. Uno dei grandi vantaggi degli eventi virtuali e ibridi è la loro sostenibilità. Al termine dell’evento, consigliamo di rendere disponibile l’intero programma come offerta «on demand» e di utilizzarne brevi estratti sui vostri canali. Un evento ibrido o virtuale prodotto professionalmente genera molti buoni contenuti, che spesso sono sufficienti per coprire un anno intero sui social media. Un evento virtuale può essere realizzato in qualsiasi sala riunioni o locale. Al momento della pianificazione, tuttavia, è necessario investire risorse sufficienti nel design dello studio e nel «look and feel». Accontentarsi di installare un semplice roll-up non è un’idea molto innovativa. Se l’evento si presenta in forma ibrida, siamo molto ben attrezzati a Berna in materia di location. Tutti i principali fornitori sono ormai specializzati in questo tipo di eventi e alcuni offrono addirittura soluzioni complete.

È difficile rispondere a questa domanda, perché attualmente operiamo in un contesto in rapida evoluzione. Tuttavia, è probabile che nei prossimi mesi l’attenzione si concentri sempre più su una migliore fruibilità degli eventi virtuali e ibridi. Abbiamo seguito molti eventi di questo tipo, ma l’esperienza dell’utente è stata raramente soddisfacente. Pertanto, nei prossimi mesi ci concentreremo su questo aspetto. Inoltre, il tema della commercializzazione e della monetizzazione di questi formati assumerà sempre più importanza in futuro e in questo ambito c’è un potenziale di miglioramento. Con la giusta strategia di marketing, l’integrazione nativa della presenza di sponsor all’interno di un evento di questo tipo, un’offerta «on demand», processi in background semplificati e prezzi adeguati sono sicuramente delle opportunità.

No, non credo. Ne discutiamo spesso con gli organizzatori di eventi virtuali e ibridi e sentiamo sempre la stessa cosa: le persone aspettano con gioia il ritorno degli eventi in presenza ma nel contempo sono consapevoli del grande valore aggiunto di un’offerta virtuale complementare. Siamo convinti che i formati ibridi si affermeranno a medio termine e che, a condizione che siano impostati correttamente, sarà possibile raggiungere un pubblico più vasto. E questo darà i suoi frutti anche dal punto di vista finanziario. Siamo un po’ più pessimisti invece riguardo al futuro degli eventi completamente virtuali. Sicuramente continueranno a essere proposti, ma solo in casi eccezionali. Il desiderio di una riunione in presenza sarà grande dopo quest’anno.

Concludo dicendo che personalmente non credo che ci siano molte città al mondo in cui gli eventi virtuali e ibridi siano più facili da organizzare come qui a Berna, dove abbiamo delle location fantastiche, distanze ridotte, molta esperienza nel settore e possiamo riunire rapidamente gli attori giusti per realizzare un evento di successo.