Dietro le quinte: EuroGames e Campionati mondiali di arrampicata sportiva 2023

Ben 344 gradini conducono alla bellissima Sala della Torre della Cattedrale di Berna, che può essere prenotata per riunioni ed eventi. Nel dicembre del 2022 abbiamo incontrato Paddy Käser e Martin Rhyner in questo luogo di incontro unico. Entrambi sono impegnati nei preparativi di due grandi eventi che si svolgono quasi contemporaneamente nel 2023. Paddy fa parte del comitato organizzativo degli EuroGames (26-29 luglio 2023), Martin invece è amministratore delegato dei Campionati mondiali di arrampicata sportiva (1-12 agosto 2023). In un’intervista congiunta abbiamo posto diverse domande ai due organizzatori di eventi, fra cui: cosa c’è sulla vostra scrivania in questo momento? Quale sarà il momento di massima tensione per voi? E cosa si aspetta la popolazione locale dal vostro evento?

Paddy Käser: Sì, esatto. Tra sei mesi, il cuore degli EuroGames batterà proprio in questo posto. Costruiremo un villaggio con numerose attività di intrattenimento e diversi stand gastronomici. Nel dossier di candidatura era importante specificare che l’evento non si svolgesse solo nei singoli impianti sportivi sparsi in tutta la città, ma che fosse accessibile a tutti nel centro della città. Il villaggio sulla Münsterplatz dovrebbe essere un punto di incontro per atleti, ospiti internazionali della comunità LGBTIQ e la popolazione di Berna. Non vediamo l’ora di assistere a questi scambi.

Paddy Käser: sicuramente il Bern Pride e il Pride Festival di sabato 29 luglio 2023. Il Pride, organizzato all’insegna del motto «un Pride per tutti», attraverserà il centro storico per raggiungere il Palazzo federale. Chiunque potrà parteciparvi senza doversi iscrivere, preferibilmente indossando vestiti variopinti, perché vogliamo portare i colori dell’arcobaleno in città. In seguito ci sarà un Pride Festival con vari stand, discorsi politici e musica sulla Piazza federale, dove speriamo dovrebbero radunarsi fino a 10 000. Il Pride Festival è aperto al pubblico e accessibile anche senza biglietto. Ci auguriamo che l’atmosfera sarà molto rilassata, giovale e colorata, così da poter dare un bell’esempio di convivialità davanti a Palazzo federale.

Martin Rhyner: Abbiamo anche noi un villaggio all’aperto, il cosiddetto «Village of Experience», a cui si può accedere liberamente senza biglietto e che permette di conoscere meglio il mondo dell’arrampicata sportiva durante i sei giorni della finale. Ma il momento clou saranno sicuramente le finali delle competizioni sportive. È bello che la Svizzera sia rappresentata da eccellenti atleti che possono ambire a delle medaglie in un campionato mondiale. Speriamo che lo spettacolo dia luogo a una vera e propria festa nella palestra e quindi a una fantastica atmosfera.

Paddy Käser: Anche noi siamo felici quando la popolazione di Berna fa il tifo per i nostri atleti. Naturalmente, durante le nostre competizioni di sport popolare non si assistono alle stesse prestazioni sportive dei Campionati mondiali di arrampicata sportiva. Noi offriamo piuttosto la possibilità di conoscere e vedere da vicino degli sport molto particolari come il roller derby o il quidditch: e anche questa è un’esperienza!

Martin Rhyner: Stiamo ultimando la fase dedicata allo sponsoring dei Campionati del mondo di arrampicata sportiva e quindi stiamo passando dalla pianificazione generale a quella dettagliata. Ora conosciamo le condizioni quadro e possiamo passare ai dettagli e all’attuazione.

Paddy Käser: Anche noi siamo all’inizio della pianificazione dettagliata, stiamo infatti pianificando i processi dettagliati, chiarendo le interfacce e definendo le responsabilità. Il mio settore è quello degli eventi collaterali. L’area in cui saranno organizzati i festeggiamenti è già stata scelta e ogni sera si svolgerà una festa al Bierhübeli, che sarà la location principale. Ora devo occuparmi della pianificazione del Villaggio e del Pride Festival. Siamo sotto pressione per quanto riguarda le prenotazioni, perché gli artisti musicali stanno pianificando la loro estate. Ciò che a noi rende le cose più difficili, rispetto ai Campionati mondiali di arrampicata, è che le nostre condizioni finanziarie non sono ancora chiare e siamo ancora alla ricerca di sponsor. Non sappiamo ancora se ci sarà o meno un’esibizione musicale ogni sera nel Villaggio e non conosciamo ancora il nome di chi si esibirà al Pride Festival. Dipende tutto dalle possibilità finanziarie. È per questo motivo che al momento devo destreggiarmi tra mille progetti.

Paddy Käser: Sì, esatto! Molte cose si palesano solo a lavori inoltrati e dobbiamo rimanere flessibili fino alla data di inizio dell’evento. Non solo a causa della situazione finanziaria, ma ad esempio anche in relazione alla data limite delle iscrizioni. Il numero di partecipanti sarà chiaro solo in primavera e, a seconda del numero di iscritti, alcuni sport potrebbero essere cancellati. Questo a sua volta avrebbe un impatto sulla logistica. Per non parlare di fattori come la meteo, che non possiamo assolutamente influenzare. Ad esempio, devo pianificare vari scenari per il Pride Festival che si svolgerà sulla Piazza federale e poi tirare fuori dal cassetto la «carta» giusta il giorno X, a seconda delle condizioni meteorologiche.

Martin Rhyner: Per noi la sfida più grande è la comunicazione. Vogliamo che tutti siano a conoscenza dell’evento e non vogliamo che qualcuno dica in seguito: «se l’avessi saputo, avrei assistito anch’io!». Al giorno d’oggi, la comunicazione è una struttura molto complessa con tutti i canali che si hanno a disposizione. Quali vogliamo usare? Quali sono davvero utili? Quali possono essere finanziati? È una sfida creare una «grande immagine» che sia anche finanziabile. Se avremo il tutto esaurito e una buona atmosfera allora avremo vinto la sfida.

Paddy Käser: Il momento in cui circa 10 000 persone giungeranno sulla Piazza federale alla fine del Bern Pride, il 29 luglio. Dovrà esserci movimento, le persone dovranno rimanere lì per partecipare al Pride Festival, in modo che i bar e gli stand gastronomici possano accogliere molta gente e che l’atmosfera si surriscaldi al punto giusto diventando un festival per tutti. Vogliamo che tutti si sentano a proprio agio, ed è il primo momento che conta. Quello sarà il mio «attimo di maggior tensione». Se le cose andranno bene, sarò contento.

Martin Rhyner: Per l’atmosfera in palestra, per noi è importantissimo che gli atleti svizzeri si qualifichino per le finali e le semifinali. Saremo impazienti di vedere se ce la faranno o meno. Saranno sicuramente momenti da brivido, ma è proprio di questo «brivido» che abbiamo bisogno.

Paddy Käser: Giocavo a curling a livello internazionale ed ero attivo anche nella gestione di eventi nell’ambito della mia formazione. Ho lavorato ad esempio per la Federazione internazionale di curling durante le Paralimpiadi del 2018 a Pyeongchang. E io stesso faccio parte della comunità LGBTIQ. Anche in veste di giocatore di curling ho sempre ritenuto importante dare l’esempio della diversità nello sport e trovo sia davvero fantastico poter partecipare all’organizzazione di un evento che combini tutto ciò con la mia esperienza professionale e sportiva!

Martin Rhyner: Conosco il CAS da molto tempo attraverso altre funzioni e impieghi e a Berna dispongo anche di un’ottima rete di contatti nazionale per l’organizzazione di eventi. Ho lavorato ad esempio per organizzazioni come l’Ufficio dello sport di Berna o Swiss Olympic, sono stato coinvolto anche in varie funzioni in occasione di Giochi Olimpici o ho contribuito all’organizzazione dell’arrivo del Tour de France a Berna. È grazie a questa rete che sono stato assunto come direttore generale dei Campionati del mondo di arrampicata sportiva.

Paddy Käser: Siamo organizzati come un’associazione, con un comitato direttivo onorifico composto da 11 persone, un comitato d’organizzazione globale di circa 40 persone e un piccolo segretariato con una persona che si occupa delle richieste dei partecipanti e delle iscrizioni. Siamo un piccolo comitato d’organizzazione e parallelamente tutti hanno un’attività professionale. Io, ad esempio, negli ultimi anni sono stato responsabile dei contenuti e dei social media presso Ochsner Sport e di recente ho fondato la mia propria agenzia, specializzata in contenuti GenZ. All’interno del comitato di organizzazione dell’EuroGames cerchiamo di ottenere il massimo dalle poche risorse di tempo di cui disponiamo. Per l’evento stesso riceveremo il supporto di circa 300 volontari. I bernesi interessati sono invitati a mettersi in contatto con noi.

Martin Rhyner: Gli imprevisti. La mattina hai un piano ben definito in testa e la sera ti accorgi di non essere riuscito a portarne a termine nemmeno la metà, ma hai fatto mille altre cose. È proprio questa dinamica che mi affascina e anche il fatto che si tratti di un progetto che inizia un giorno e finisce in un altro, ciò che permette di spezzare la routine e di non ripetere mai la stessa cosa.

Paddy Käser: Sono d’accordo. Nuove sfide, nuove situazioni, nuovi input e idee dall’esterno, nuove persone che si conoscono nel corso della pianificazione di un evento: è un processo di apprendimento continuo ed è proprio questo aspetto che apprezzo più di tutti.

Paddy Käser: ... proprio così. Per gli EuroGames abbiamo 25 discipline sportive e quindi molti siti di gara diversi: il centro di tennis indoor, l’Allmend di Berna e un gran numero di palestre disseminate nella città di Berna. Nel complesso, ci sono molti siti e molti partecipanti. Dal punto di vista logistico, questa è la sfida più grande e siamo stati molto felici di poter contare sul grande supporto dell’Ufficio dello sport di Berna.

Martin Rhyner: Noi invece ci troviamo in una posizione centrale ed è un aspetto estremamente importante perché dobbiamo costruire una grande infrastruttura per l’arrampicata. Siamo molto fortunati che la sede sia la PostFinance Arena, un impianto perfetto che ha già molto da offrire. Questa location, normalmente è utilizzata per le partite di hockey su ghiaccio dell’SCB e può essere considerata come una sorta di «calderone» perfetto per creare una buona atmosfera. La maggior parte delle gare si svolgerà lì, mentre le qualifiche di bouldering si terranno nella struttura destinata al curling proprio lì accanto.

Martin Rhyner: Il CAS ha contattato Bern Welcome con largo anticipo e ha ricevuto sostegno per la candidatura. Quando fu chiaro che l’evento si sarebbe tenuto a Berna, il Bern Convention Bureau ci aiutò a trovare tutte le interfacce necessarie e ci fornì i contatti. E attualmente ci dà una mano ad esempio per i contingenti alberghieri. È tutt’ora una collaborazione molto importante per noi. Consiglio vivamente anche ad altri organizzatori di eventi di beneficiare di questo «single point of contact».

Paddy Käser: abbiamo ricevuto sostegno nel momento in cui abbiamo depositato la nostra candidatura presso la federazione internazionale per l’organizzazione dell’evento. Il Bern Convention Bureau ci ha aiutati nella preparazione del dossier di candidatura, fornendoci i contatti, mettendoci a disposizione la sua rete di contatti e dandoci una mano a trovare una sistemazione per tutti i 3 500 partecipanti. Noi del comitato organizzatore siamo tutti della città di Berna, ma è stato comunque utile avere un punto di contatto semplice per tutte le richieste e i contatti.

Martin Rhyner: La sua posizione centrale, nel cuore della Svizzera, e la vicinanza ai vari aeroporti sono perfette. Penso anche che Berna sia la città dalle dimensioni ideali per l’organizzazione di eventi. Inoltre, Berna s’impegna molto in ambito sportivo e gli organizzatori di eventi lo percepiscono e ricevono molto sostegno. Senza dimenticare che a Berna esiste una comunità di arrampicatori molto forte e il CAS, l’associazione alpinistica più importante in Svizzera, ha sede a Berna. Tutto questo ha reso la città federale la sede perfetta ai nostri occhi.

Paddy Käser: Anche per noi la posizione centrale in seno all’Europa e alla Svizzera è stata un criterio essenziale. Berna infatti è facilmente raggiungibile da ogni parte ed è una città sportiva, variegata e  molto impegnata sul fronte della diversità. Ha anche un label LGBT! Di conseguenza, gli ospiti che accoglieremo agli EuroGames sono i benvenuti e questo la rende la sede perfetta per l’organizzazione di un evento del genere.

Martin Rhyner: Siamo in piene trattative con la televisione svizzera e al momento sembrerebbe che le finali saranno trasmesse in diretta. La copertura da parte dei principali media nazionali è molto importante, ma per noi deve uscire anche dai confini. Vogliamo posizionare la Svizzera come il Paese che ha organizzato i migliori campionati mondiali di arrampicata sportiva. Dunque è importante che anche i media internazionali ne parlino. L’evento sarà trasmesso in tutto il mondo: sul posto ci saranno stazioni televisive speciali anche dall’Asia.

Paddy Käser: All’interno della comunità, gli EuroGames sono seguiti in tutta Europa. Al di fuori della comunità, saremo invece probabilmente presenti soprattutto a Berna e, speriamo, anche a livello nazionale. Vogliamo sfruttare questo evento per trasmettere il messaggio che Berna è una città sportiva e molto diversificata. Desideriamo promuovere il dialogo e coinvolgere la popolazione di Berna con il Bern Pride, come momento clou dell’ultimo giorno. Ci piacerebbe anche attirare l’attenzione sul fatto che molte persone trans sono ancora escluse dal mondo dello sport. Non esistono solamente una categoria maschile e categoria una femminile, ma anche una terza. Vogliamo organizzare un evento aperto a tutti, senza ostacoli alla partecipazione e poter dare l’esempio.

Martin Rhyner: Per noi era molto importante integrare anche il paraclimbing e mostrare che fa parte dell’arrampicata sportiva, non importa su quale parete e in quale forma. Inoltre, siamo convinti che i Campionati del mondo siano molto importanti come vetrina per lo sport popolare. Vogliamo rendere l’arrampicata sportiva accessibile al grande pubblico e ai bambini e trasmettere il messaggio che questa disciplina sportiva sia davvero per tutti. Infine vogliamo anche mostrare che questo sport può essere praticato anche a livello professionale.

Martin Rhyner: Stiamo semplicemente aspettando che le cose si mettano finalmente in moto. Al momento siamo ancora nella lunga fase di pianificazione, tutto esiste solo su carta, in teoria. Non vedo l’ora di chiudere il laptop e di poter lavorare all’esterno. E, naturalmente, il momento delle finali, quando si respirerà aria di festa.

Paddy Käser: Quando il Pride Festival sulla Piazza federale sarà finito, quando mi accorgerò che le tempistiche erano perfette, che gli spettacoli avranno avuto il successo che meritano e che la musica e le luci saranno spente e potremo finalmente stilare un bilancio più che positivo di un grande evento. È questo il momento che aspetto con ansia.